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La Job Analysis, selezione del personale

Cap. 1 La Selezione del Personale

1.3.1 La Job Analysis

La job analysis è finalizzata alla definizione del profilo della persona da inserire in azienda. La job analysis si divide in due fasi:

• La job description, orientata all’analisi delle caratteristiche della posizione che il candidato prescelto andrà a ricoprire e la person specification, che definisce le competenze necessarie per operare con successo all’interno di quella determinata posizione. Nella job description la posizione può essere sintetizzata in un insieme omogeneo di responsabilità/compiti. Per raccogliere le informazioni per arrivare alla descrizione di una posizione, si possono utilizzare diversi strumenti, tra cui:
• L’intervista individuale a chi già ricopre quella posizione.
• L’intervista di gruppo ai dipendenti che rivestono quella posizione o a persone che hanno modo direttamente o indirettamente di relazionarsi con chi ricopre quella determinata posizione, come ad esempio clienti, fornitori, consulenti o formatori.
• Il questionario compilato da chi ricopre la posizione o dal diretto responsabile.
• Il diario compilato dal lavoratore che ricopre la mansione (C. Cortese e A. Del Carlo, 2017). Lo schema-tipo per la raccolta dei dati finalizzati alla descrizione di una posizione prevede innanzitutto di comunicare il titolo della posizione e una sua descrizione. Successivamente, sarà indicato il suo posizionamento nell’organigramma, in seguito si riscontrano le relazioni professionali che la posizione avrà con le altre funzioni/aree aziendali, al termine si rilevano le attività da svolgere e gli strumenti da utilizzare. Riguardo le nuove posizioni, è buona regola realizzare la job description rivolgendosi sia a personale interno, sia a esperti esterni, attraverso interviste di gruppo. 14 Le domande da rivolgere, all’interno di un’intervista individuale al responsabile d’area possono seguire il seguente schema (C. Cortese e A. Del Carlo, 2017):

1) Quale etichetta organizzativa viene attribuita alla posizione? Quanto è importante la posizione per il raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione?

2) Quali obiettivi sono assegnati alla posizione?

3) Quali processi di lavoro coinvolgono la posizione? Quali attività sono attribuite alla posizione?

4) Quali strumenti di lavoro si utilizzano nello svolgimento di queste attività? Le attività richiedono sforzi fisici? Di che tipo? Quali movimenti bisogna compiere?

5) Quali attività sono svolte individualmente e quali insieme a collaboratori? Con quali interlocutori interni ed esterni all’organizzazione si entra in contatto per lo svolgimento delle differenti attività?

6) A quali ambiti appartengono le conoscenze necessarie allo svolgimento delle attività? Di quali conoscenze si tratta?

7) Quali capacità operative (fisiche e intellettuali) si devono possedere per svolgere le attività?

8) Quali comportamenti di relazione sono più frequentemente richiesti? Quali sono le qualità personali che possono risultare più importanti per comportarsi in modo corretto?

9) Quali fonti di informazioni sono più importanti per conoscere ciò che si deve fare e come farlo?

10)Quali sono gli errori più frequenti che si possono commettere?

La seconda fase della job analysis riguarda l’elaborazione della person specification, attraverso la quale si definiscono le caratteristiche del ruolo e il profilo della persona ideale in grado di ricoprirlo. Adeguatamente sviluppata, essa consente, sia l’autovalutazione degli stessi candidati in merito ai requisiti richiesti, sia avvantaggiare il selezionatore nello svolgimento della sua attività con maggiore determinazione e rapidità. Si aggiunge che la rappresentazione del profilo ideale evita che il selezionatore possa commettere l’errore di mirroring, cioè di selezionare solo i candidati rispecchianti le sue stesse competenze, intuizioni, abilità, pensieri, atteggiamenti e valori. L’elaborazione della person specification sarà condivisa con il cliente esterno se il selezionatore è un consulente. Se la selezione è effettuata dal responsabile della sezione della stessa organizzazione, la condivisione riguarderà il manager di linea. La condivisione della person specification amplifica le sue probabilità di successo, perché che evita il crearsi di elementi discordanti tra selezionatore e cliente, interno o esterno che sia. Diversi sono i modelli utilizzati per la costruzione della person specification. Un modello che può improntare la costruzione della person specification è quello della Knowledge, Skill and Ability/ Aptitude (Gatewood, et al, 2010), basato sulla differenziazione tra conoscenze, capacità e qualità/comportamenti. Le conoscenze rappresentano il sapere generico, tecnico-specialistico e organizzativo (ad esempio il conoscere le norme giuridiche relative alla stesura di un contratto commerciale). Le capacità possono essere di due tipi distinti: capacità tecnico-specialistiche (capacità di utilizzare un software) e capacità trasversali (capacità di definire un piano di azione). Le qualità/comportamenti rappresentano le doti personali e individuali di ogni persona, come ad esempio l’essere empatici, determinati, onesti, ecc. Ad esempio, è possibile determinate una griglia sulla quale modulare la person specification relativamente alla figura dell’Addetto Ufficio Commerciale (Gatewood, et al, 2010). Griglia di rilevazione per la person specification (C. Cortese e A Del Carlo, 2017) articolata in conoscenze e caratteristiche comportamentali: Conoscenze

• Mercato di riferimento
• Norme contrattuali
• Procedure amministrative Capacità di:
• Elaborare preventivi e contratti di vendita
• Comprendere offerte commerciali
• Strutturare report di sintesi sui dati di vendita
• Comunicare in modo efficace
• Organizzare le proprie abilità
• Lavorare per obiettivi

Caratteristiche comportamentali

• Apertura mentale · Autonomia · Ascolto
• Flessibilità
• Gestione dell’ansia
• Iniziativa
• Negoziazione
• Organizzazione
• Orientamento al cliente
• Problem solving.

Le caratteristiche comportamentali rappresentano le qualità e le doti proprie del candidato per aderire al profilo ideale. Occorre precisare che le caratteristiche comportamentali, come qui sono descritte all’interno della griglia di person specification, sono molto simili alle competenze trasversali, così come definite all’interno del modello ISFOL (Istituto per lo Sviluppo della Formazione professionale dei Lavoratori). La definizione del concetto di competenza utilizzata dall'Isfol è strettamente legata alle caratteristiche individuali, ovvero la competenza risiede, in ultima analisi, nella capacità, da parte del soggetto, di porre in atto, gestire, coordinare e monitorare le attività comprese in una area di attività (www.isfol.it). Le competenze trasversali sono un insieme di abilità di ampio spessore, presenti in numerosi tipi di compiti, dai più elementari ai più complessi e che si svolgono in situazioni diverse. Rappresenta una possibile guida per la realizzazione della person specification e gestisce il proprio funzionamento su tre piani:

A. Le competenze di base rappresentano i prerequisiti fondamentali e il sapere minimo. Si tratta di conoscenze organizzative, legislative, economiche, linguistiche, che sono potenzialmente utilizzabili dal soggetto in diversi contesti e possono essere sviluppabili a diversi livelli. Tra le competenze di base possiamo trovare:

• la lingua inglese,
• l’informatica,
• l’organizzazione aziendale,
• il diritto del lavoro e sindacale,
• le tecniche di ricerca attiva del lavoro e
• l’economia.

B. Le competenze tecnico/professionali sono relative a conoscenze professionali, collegate ad azioni e processi specifici. Queste competenze sono tratte dalle peculiarità del lavoro e sono proprie di ogni settore lavorativo.

C. Le competenze trasversali sono aspecifiche, particolarmente trasferibili/ relazionali/ diagnostiche/d’azione, come la creatività e la capacità di innovare e gestire la propria attività professionale, problem solving. L’ISFOL è l’Istituto per lo sviluppo della formazione professionale dei lavoratori. Nasce da una ricerca sulla formazione professionale condotta su 18 incarico del Ministero del Lavoro e dell’Unione Europea. Comprensione della complessità dei vari linguaggi, comunicazione, negoziazione ed adattabilità. Le competenze trasversali, a loro volta, possono essere divise in tre macro aree di competenze:

• Diagnosticare: rappresenta la capacità di analizzare la situazione ed il contesto in cui ci si trova, con le relative problematiche, nonché le proprie attitudini e abilità. Questa competenza può essere acquisita dal soggetto solo con l’esperienza.
• Relazionarsi: indica la capacità di mettersi in contatto con l’altro e stabilire un legame, si collega allo stile di attaccamento e si riferisce alle abilità interpersonali di ogni persona. Questa competenza è particolarmente apprezzabile nella comunicazione, nella negoziazione e nel lavoro in team.
• Affrontare: questa competenza riguarda l'auto apprendimento, la capacità di affrontare e risolvere problemi, la possibilità di sviluppare soluzioni creative. Si riferisce all’insieme di abilità e strategie atte ad affrontare i problemi.

Il job profile è compilato dopo il completamento della job analysis, e delinea il profilo professionale del candidato ideale, attraverso una checklist di requisiti anagrafici, scolastici, professionali, di competenza e contrattuali. La check-list orienterà le fasi successive di reclutamento e selezione. La realizzazione del job profile è collegata alla conoscenza del selezionatore del mercato del lavoro di riferimento. Conoscere il mercato del lavoro di riferimento significa, sia inquadrare le varie figure professionali esistenti, quale tipo di percorso scolastico sia utile allo svolgimento della mansione, sia in che misura l’azienda cliente è interessante per i potenziali candidati. Il termine job profile è frequentemente sostituito dal termine profilo professionale. Le aziende 19 possono assumere personale a tempo indeterminato, determinato o seguendo modalità contrattuali nuove e sempre più flessibili. Il job profile delinea: il range di età più adatto, il livello di esperienza, il grado di istruzione scolastica e il gruppo di lavoro nel quale il nuovo assunto sarà inserito. Inoltre si determinano i confini geografici entro i quali il candidato dovrà risiedere, tenendo conto della retribuzione prevista e delle difficoltà logistiche per raggiungere il posto di lavoro. Si valuta il titolo di studio posseduto dal candidato e l’esperienza professionale da questo maturata: in questo caso il selezionatore, abitualmente, considera il livello di professionalità atteso in funzione del numero di anni di lavoro utili per svilupparlo. In seguito, si elencano le conoscenze, le capacità e le caratteristiche comportamentali, riferendo questi elementi alla person specification. Sono osservati, successivamente, gli strumenti che il candidato dovrà padroneggiare per ricoprire in modo adeguato il ruolo proposto dall’azienda, queste ultime variabili attengono al job description. Il job profile termina con l’indicazione dell’inquadramento contrattuale e della retribuzione prevista per quel ruolo. Il valore economico collegato alla posizione ricoperta ha anche l’obiettivo di mantenere l’equilibrio interno del sistema retributivo, in modo da condividere nell’organizzazione la percezione di equità e giustizia distributiva, un elemento davvero importante per incoraggiare e sostenere la motivazione dei dipendenti.

Dott.ssa Manuela Aruta

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